顛末書は、ある出来事や問題の経緯や詳細を整理し、明確に記録するための文書です。正確な情報を的確に伝えるために、以下の手順に従って書くことが重要です。
①タイトルと日付の明記
顛末書の冒頭には、タイトルと書き始めた日付を明記します。タイトルは、書類の目的や内容を簡潔に表現するものとします。②イントロダクション
顛末書のはじめに、出来事の背景や関係者の紹介など、全体の概要を説明します。なぜこの顛末書が作成される必要があるのかを明確にし、読み手に必要な背景情報を提供します。③出来事の詳細
出来事の具体的な経緯や詳細を時系列順に記述します。客観的な情報や証拠に基づいて書き、主観的な評価や意見は避けます。事実をできるだけ明確に、かつ簡潔に伝えることがポイントです。④関係者の行動や発言
関係者の行動や発言について、できるだけ具体的に記述します。当事者や関係者がどのような行動をとり、どのような発言をしたのかを明確にすることで、出来事の全体像を把握しやすくなります。⑤証拠や関連文書の記載
関係者の証言や関連する文書（メール、報告書、写真など）がある場合には、それらの証拠を明示的に記載します。証拠はできるだけ具体的で信頼性の高いものを選び、番号や図表を活用して整理しましょう。⑥結論と対策
顛末書の結論では、出来事の結果や問題の原因、必要な対策について述べます。事実に基づいて客観的に分析し、改善策や再発防止策を提案します。⑦総括と署名
顛末書の最後には、出来事の総括や今後の展望を述べます。作成者や関係者の署名や日付を明記し、文書の正式性を確保します。結論
顛末書の書き方においては、明確で客観的な情報の提供が求められます。事実関係を正確に把握し、分析的に記述することが重要です。また、文章の整理や冗長さの排除にも注意し、読み手にとってわかりやすい文書とすることが目指すべきポイントです。
以上の手順に従って顛末書を作成することで、事実を明確に記録し、関係者や関係団体に必要な情報を提供することができます。書き方には一定のルールがありますが、それぞれの状況や目的に応じて柔軟に対応することも重要です。